Gain de temps, économies pour le magasin, réduction de l’impact sociétal... les arguments sont nombreux pour pousser la profession à adopter la dématérialisation des factures. Lancée il y a 2 mois par EDI-Optique, Opto-Démat séduit fournisseurs et opticiens. 3 000 magasins sont concernés, soit 2 000 entreprises pour 500 000 factures dématérialisées d'ici fin 2016.
Comment ça marche ?
Fini les factures papier ! Opto-Démat propose aux opticiens un eCoffre (ou coffre électronique) pour recevoir, stocker et classer les factures numériques. Un seul clic suffit pour ouvrir son compte. Une fois créé, les fournisseurs sont directement informés par le biais d’un annuaire qui répertorie les coffres, les magasins et les fabricants. Par la suite, les factures sont entièrement dématérialisées sous forme de PDF signé, avec un fichier d'index pour permettre à l'ordinateur de les lire et un fichier EDI qui en contient tous les détails.
Répondant à toutes les contraintes réglementaires, cette solution assure un stockage sécurisé pendant 10 ans, période pendant laquelle vous êtes tenus de conserver vos factures. Pour EDI-Optique, Opto-Démat affiche 3 principaux avantages :
- le gain de temps (classement automatique, circulation, recherche en un clic, perte impossible...) ;
- l’économie sur les couts comptables (30 à 50% de frais en moins) car l’eCoffre crée un fichier de chargement pour la comptabilité ;
- et la réduction de l'impact sur la société et l'environnement (papier, stockage, transport...).
Un déploiement rapide mais en 2 étapes
La dématérialisation des factures offre surtout de diminuer les coûts administratifs pour redistribuer de la valeur sur le produit et le service. Ce sont d’abord les centrales qui sont concernés, la première étape du déploiement favorisant les liens fournisseurs – centrales et centrales – magasins. Dès le 1er septembre, les fabricants pourront envoyer directement leurs factures aux points de vente. Ils sont actuellement 14 à être engagés dans le processus (Atol, BBGR / Nikon, Bausch & Lomb, Charmant, Essor, Essilor, Groupe One, Hoya, Menicon, Ophtalmic Compagnie, Optissimo, Rodenstock, Shamir et Zeiss).
Côté opticiens, 3 000 points de vente ont déjà adopté l’Opto-Démat, soit 2 000 entreprises. D’ici la fin de l’année, 500 000 factures auront été envoyées par ce biais, assure EDI-Optique. Et pour favoriser l’adoption de sa solution numérique, l’association offre de prendre en charge les coûts des coffres électroniques jusqu’à la fin de l’année 2016. Par la suite, les magasins devront payer de 15 à 25 euros par an, selon la formule retenue.
Une réponse aux exigences législatives
Opto-Démat permet aussi de répondre à deux exigences législatives récentes. Aussi, avec les coffres électroniques, plus besoin de conserver pendant 10 ans les pièces originales des bulletins de livraison ainsi que les commandes fournisseurs afin de les rapprocher des factures, comme l’exige la loi sur la TVA. C’est enfin le moyen de se préparer en douceur à l’échéance du 1er janvier 2019, date à laquelle toutes les entreprises devront accepter les factures électroniques de leurs fournisseurs, selon la loi Macron. A noter, pour les centrales, cette échéance est ramenée à 2018.
Gadol - Optic 2000 : dématérialisation des factures au 1er juillet
Représentant 1 800 magasins, Gadol – Optic 2000 a décidé d’adopter l’Opto-Démat. Dès le 1er juillet prochain, les factures émises par le groupe se feront par le biais du eCoffre. « Nous avons informé le réseau et envoyé des documents pour que les magasins puissent se familiariser avec le processus, explique Didier Papaz, PDG. Nous continuerons tout de même à produire des factures papier jusqu’à fin 2016 pour finir l’année fiscale tranquillement ».
Du côté des coûts, Gadol – Optic 2000 a estimé la mise en place de cette solution pour l’ensemble des magasins à 80 000 euros. « Mais cela nous permet aussi de réaliser une économie de 80 000 euros, souligne le président du groupe. C’est pour cela que nous proposons aujourd'hui ce service gratuitement à nos adhérents ».
Enfin, faisant part de son expérience personnelle d’opticien-propriétaire de 7 magasins, Didier Papaz estime que les documents que ses points de vente sont obligés de conserver représentent environ 7 tonnes de papier, ce qui l’a obligé à louer un entrepôt. « Alors, vive la dématérialisation ! », conclut-il.
