Toute entreprise embauchant des salariés doit tenir à jour un registre unique du personnel. Objectif : s’assurer de la transparence des emplois au sein de l’établissement. Si vous avez plusieurs magasins, un registre du personnel doit être tenu dans chacun d’eux.
Quelles mentions devez-vous y faire figurer ?
Parmi les mentions obligatoires doivent y figurer :
- le nom et prénom de l’employé ;
- sa nationalité ;
- sa date de naissance ;
- son sexe ;
- sa fonction au sein de l’entreprise ;
- sa qualification ;
- le type de contrat (d'apprentissage ou de professionnalisation, d'insertion professionnelle, CDD, temps partiel, intérim...)
- sa date d’embauche et de sortie ;
Ces mentions doivent être conservées durant 5 ans après chaque départ de salarié.
Les stagiaires sont également concernés. Les informations suivantes sont à mentionner (dans une partie spécifique afin de ne pas les confondre avec les salariés) :
- les nom et prénoms ;
- les dates de début et de fin de la période de formation en milieu professionnel ou du stage ;
- les nom et prénoms du tuteur, ainsi que le lieu de présence.
Quelle forme doit revêtir le registre unique du personnel ? Aucune contrainte n’est imposée. Plusieurs options sont possibles : un document papier (sur feuilles, sur un bloc-notes…) ou un format électronique. La seule obligation est de fournir des informations facilement identifiables et vérifiables.
Sanction en cas d’infraction
En cas de contrôle, le registre du personnel doit pouvoir être présenté. Registre absent, mentions erronées ou incomplètes, la sanction est identique :
- jusqu'à 750 € pour les personnes physiques ;
- jusqu'à 3 750 € pour les personnes morales.
A noter : Le personnel doit y être inscrit par ordre chronologique des embauches et de façon indélébile. Si une vous embauchez une même personne avec des contrats successifs (CDD d'usage ou extra par exemple), vous devez, pour chaque contrat ou vacation, indiquer, sur une nouvelle ligne du registre, la date d'entrée et de sortie correspondantes.
